コンプライアンス

基本的な考え方

荏原実業グループは役職員が従うべき規範として「荏原実業グループ行動規範」を定め、法令遵守を徹底し、社会規範を尊重し、高い倫理観をもって企業活動に従事する企業文化の確立に努めております。日常業務の遂行においては、環境や社会が変化する中でも、一人ひとりが良識に基づく公平で透明性の高い行動ができるよう「荏原実業グループコンプライアンス・ガイドライン」を制定しています。

コンプライアンスの推進体制

取締役会の監督のもと、代表取締役会長兼CEOを委員長、代表取締役社長兼COOおよび常勤監査等委員取締役を副委員長とするリスク・コンプライアンス委員会を設置しています。同委員会は3か月に1回以上開催しており、重要事項の審議、徹底状況の把握、啓蒙活動の計画・実施等を行っています。委員会の検討内容は委員長から取締役会に報告しております。社外取締役（監査等委員）を委員長とする監査等委員会は、コンプライアンスの観点でも取締役会の行動・決定を監督・監査しており、また、社長直轄の組織である監査室が、業務執行組織に対する監査を計画的に行い、監査等委員会と連携することで、コンプライアンスの実効的な運用を担っています。

コンプライアンスの徹底に向けた取組

コンプライアンス研修の実施

荏原実業グループでは、コンプライアンスの重要性を、グループの全ての役職員が十分に理解し、その実践を確実なものにするため、弁護士を講師として、コンプライアンス研修を実施しております。

具体的には、インサイダー取引等の禁止、カルテル・入札談合の禁止、腐敗防止に関連した贈賄の禁止、知的財産、下請法の遵守、個人情報の保護・情報漏洩の防止、ハラスメントの禁止、粉飾決算・資産流用等の禁止、労働時間の適正化、メンタルヘルスの重要性、反社会的勢力との関係禁止等の「荏原実業コンプライアンス・ガイドライン」に即したテーマなどについて、コンプライアンス研修会を実施し、荏原実業グループの全役職員にコンプライアンスの浸透を図っております。

「荏原実業グループコンプライアンス・ガイドライン」の配布

「荏原実業グループコンプライアンス・ガイドライン」を、入社時研修等にて、一人ひとりに配布して、コンプライアンスの周知・徹底を図っています。

コンプライアンスカードの配布

「荏原実業グループコンプライアンス・ガイドライン」や「荏原実業グループ行動規範」に従い、自覚と責任をもって行動する旨を宣言するとともに、一人ひとりが自身の行動を振り返ることができるよう、以下を記載したコンプライアンスカードを全ての役職員に配布し、常時携帯を推奨しております。

また、コンプライアンスカードには、コンプライアンス通報・相談窓口の電話番号およびメールアドレスも記載されており、窓口の存在と利用方法の周知を図ることで、利用しやすい環境を整えています。

コンプライアンスカード

コンプライアンス意識向上に向けたメッセージの発信

荏原実業グループでは、社内報を通じて、グループ全役職員に対して、コンプライアンス意識向上に向けたメッセージを発信しているほか、定期的に注意喚起や啓発のための情報を発信しております。また、各種会議等を通じて全役職員が法令を遵守するよう徹底しております。

コンプライアンス違反への対処

荏原実業グループでは、法令等違反や服務規律違反など、コンプライアンス上の問題または疑義を認識した場合は、所属長や管理本部等に速やかに報告・相談することを「荏原実業グループコンプライアンス・ガイドライン」で定めているほか、内部通報窓口を設けるなど、従業員が直接通報できる体制を整備しています。
　
なお、法令等違反や服務規律違反など、「荏原実業グループコンプライアンス・ガイドライン」に違反した行為に対しては、就業規則等に基づいて、厳正な措置を講じる方針を示しています。

内部通報窓口の設置

内部通報制度の概要

グループ会社を含む全役職員を対象として、法令や社内ルールの違反、倫理上問題のある行為などを早期に把握して解決するための内部通報制度を確立し、コンプライアンス違反等の相談や通報ができる、常勤監査等委員（ハラスメント相談・苦情に関しては総務部長）を窓口とした内部通報窓口を設置しております。

相談や通報の方法は、架電や電子メールのほか、FAX、書面、面会とし、匿名での相談や通報も可能としており、利用しやすい環境を整えています。

内部通報窓口の利用にあたり、相談・通報者、相談・通報対象者、関係者のプライバシーを保護し、相談・通報者が相談・通報したこと等を理由として不利益を被ることが無い旨を「内部通報規程」に明記しております。また、相談・通報者や事実関係確認のための協力者及び相談・通報内容は、公益通報者保護法等の法令と荏原実業の「内部通報規程」により保護されます。

内部通報制度の対応フロー

相談・通報受付後、窓口責任者（内部通報窓口：常勤監査等委員、ハラスメント相談・苦情窓口：総務部長）は内部通報規程に基づき、調査に必要な従事者を指定し調査を行い、その結果に基づき是正措置および再発防止策を実施するなど、各事案の個別の状況に応じて適切な対応を行っております。代表取締役社長および窓口責任者は、その内容や蓋然性、重要度および当該事案関係者の属性に応じて必要な機関（取締役会、監査等委員会、リスク・コンプライアンス委員会など）に報告するとともに、是正措置および再発防止策の実行、モニタリングを行います。なお、ハラスメント防止の意識向上を目的とする研修を実施し、内部通報制度およびハラスメント相談・苦情窓口の周知を行っています。

目安箱制度の運用

従業員が代表取締役に直接提案をすることができる「目安箱制度」を設けています。本制度は、内部通報制度やハラスメント苦情・相談窓口を補完する役割も担う形でコンプライアンス、職場コミュニケーションに関する提案も取り扱っており、2021年は2件の提案がありました。